Hướng dẫn cách làm hộ chiếu đi nước ngoài chi tiết năm 2025

Chào bạn, có phải bạn đang ấp ủ một chuyến du lịch nước ngoài, một kỳ du học hay một cơ hội công tác ở một vùng đất mới? Giấc mơ bay xa thật tuyệt vời, nhưng trước hết, chúng ta cần một “tấm vé thông hành” quan trọng bậc nhất: cuốn hộ chiếu. Tuy nhiên, nhiều người thường cảm thấy bối rối, thậm chí là “ngán ngẩm” khi nghĩ đến các thủ tục hành chính. Hồ sơ cần những gì? Làm ở đâu? Làm online hay trực tiếp? Những thắc mắc này có thể khiến bạn trì hoãn kế hoạch của mình.

Đừng lo lắng! Bài viết này được tạo ra để trở thành kim chỉ nam chi tiết nhất, giải đáp mọi thắc mắc và hướng dẫn bạn cách làm hộ chiếu đi nước ngoài một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác nhất trong năm 2025. Dù bạn là người lần đầu thực hiện hay cần làm lại hộ chiếu, hãy cùng theo dõi để tự tin hoàn thành thủ tục ngay từ lần đầu tiên nhé!

Hộ chiếu là gì và tại sao bạn bắt buộc phải có?

Hiểu một cách đơn giản, hộ chiếu (passport) là một loại giấy tờ do Chính phủ cấp cho công dân nước mình để có thể xuất cảnh ra nước ngoài và nhập cảnh trở về nước. Nó giống như một “chứng minh thư nhân dân phiên bản quốc tế”, xác nhận quốc tịch và danh tính của bạn khi ở nước ngoài.

Hiện nay, Việt Nam đang cấp hai loại hộ chiếu phổ thông chính:

• Hộ chiếu không gắn chip điện tử: Là mẫu hộ chiếu phổ thông cũ, chỉ chứa thông tin cá nhân được in trên giấy.
• Hộ chiếu có gắn chip điện tử: Đây là mẫu mới, được khuyến khích sử dụng. Con chip điện tử nhỏ ở bìa sau lưu trữ thông tin nhân thân được mã hóa và cả dữ liệu sinh trắc học của người được cấp (vân tay, ảnh khuôn mặt). Điều này giúp tăng cường tính bảo mật, chống làm giả, và quan trọng là giúp quá trình làm thủ tục xuất nhập cảnh tại các sân bay quốc tế diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn rất nhiều.

Trích dẫn từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh: “Công dân có quyền lựa chọn cấp hộ chiếu có gắn chip điện tử hoặc không gắn chip điện tử.” Tuy nhiên, việc sử dụng hộ chiếu gắn chip là xu thế chung toàn cầu và mang lại nhiều lợi ích vượt trội.

Điều kiện và đối tượng được cấp hộ chiếu phổ thông tại Việt Nam

Quy định rất đơn giản: Mọi công dân Việt Nam, không phân biệt độ tuổi, không thuộc các trường hợp bị tạm hoãn xuất cảnh theo quy định của pháp luật, đều có quyền được cấp hộ chiếu phổ thông.

Các trường hợp tạm hoãn xuất cảnh thường liên quan đến an ninh quốc gia, đang chấp hành án hình sự, hoặc các nghĩa vụ dân sự, kinh tế khác. Để biết thông tin chi tiết nhất, bạn có thể tham khảo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

Hướng dẫn cách làm hộ chiếu đi nước ngoài: Hai hình thức phổ biến

Năm 2025, bạn có hai lựa chọn chính để thực hiện thủ tục làm hộ chiếu: làm online qua Cổng dịch vụ công hoặc làm trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng.

Phương pháp 1: Làm hộ chiếu online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (Khuyến khích)

Đây là cách làm hộ chiếu đi nước ngoài tiện lợi và được khuyến khích nhất hiện nay. Bạn có thể thực hiện mọi lúc mọi nơi chỉ với một chiếc máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức đi lại.

Các bước thực hiện chi tiết:

1. Chuẩn bị hồ sơ dạng file mềm:

   • Ảnh chân dung 4x6cm, nền trắng, định dạng file .jpeg (xem kỹ quy định về ảnh ở phần dưới).
   • Ảnh chụp 2 mặt Căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực.
   • Hộ chiếu phổ thông cũ (nếu bạn làm thủ tục cấp lại do hộ chiếu sắp hết hạn).

2. Truy cập và đăng nhập:

   • Truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: dichvucong.gov.vn.
   • Đăng nhập bằng tài khoản Dịch vụ công của bạn (nếu chưa có, bạn có thể đăng ký dễ dàng bằng số điện thoại, mã số BHXH hoặc USB ký số).

3. Tìm kiếm và chọn dịch vụ:

   • Tại ô tìm kiếm, gõ từ khóa “cấp hộ chiếu”.
   • Chọn dịch vụ “Cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước (thực hiện tại cấp tỉnh)” hoặc “Cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước (thực hiện tại cấp trung ương)”. Thường bạn sẽ chọn cấp tỉnh.

4. Điền tờ khai điện tử (Form X01):

   • Hệ thống sẽ tự động điền một số thông tin cá nhân của bạn từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
   • Bạn cần kiểm tra lại và điền đầy đủ các mục còn trống một cách chính xác tuyệt đối. Đặc biệt lưu ý các mục về nơi sinh, số CCCD, địa chỉ email, số điện thoại.
   • Chọn nội dung đề nghị cấp hộ chiếu (cấp lần đầu, cấp lại do hết hạn, cấp lại do mất…).
   • Chọn loại hộ chiếu: “Hộ chiếu có gắn chip điện tử” hoặc “Hộ chiếu không gắn chip điện tử”.

5. Tải hồ sơ đính kèm:

   • Tải lên file ảnh chân dung 4x6cm đã chuẩn bị.
   • Tải lên ảnh chụp 2 mặt CCCD.
   • Thực hiện các bước theo hướng dẫn trên màn hình.

6. Chọn hình thức nhận kết quả:

   • Bạn có thể chọn nhận trực tiếp tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh hoặc nhận qua dịch vụ bưu chính công ích (EMS) tại địa chỉ bạn đăng ký. Lời khuyên là nên chọn nhận qua bưu điện cho tiện lợi.

7. Thanh toán lệ phí trực tuyến:

   • Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu thanh toán lệ phí qua tin nhắn SMS hoặc email.
   • Thực hiện thanh toán qua các cổng thanh toán trực tuyến được tích hợp sẵn (Mobile Money, ví điện tử, tài khoản ngân hàng…).

8. Theo dõi và nhận kết quả:

   • Bạn có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ ngay trên Cổng Dịch vụ công.
   • Chờ đợi và nhận hộ chiếu mới tinh tại nhà!

Hướng dẫn chi tiết cách làm hộ chiếu đi nước ngoài online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia 2025

Phương pháp 2: Làm hộ chiếu trực tiếp tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh

Nếu bạn không quen sử dụng máy tính hoặc gặp trục trặc với tài khoản dịch vụ công, bạn hoàn toàn có thể đến làm thủ tục trực tiếp.

Nơi nộp hồ sơ:

• Tại tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương: Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi bạn thường trú hoặc tạm trú.
• Tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng: Bạn cũng có thể nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an.

Các bước thực hiện:

1. Chuẩn bị hồ sơ bản cứng:

   • Căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực (bản gốc).
   • Hộ chiếu phổ thông cũ (nếu có).
   • Không cần mang theo ảnh, bạn sẽ được chụp ảnh trực tiếp tại nơi làm thủ tục.

2. Đến cơ quan QLXNC:

   • Lấy số thứ tự và chờ đến lượt.
   • Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra CCCD, hồ sơ của bạn và nhập thông tin vào hệ thống.
   • Bạn sẽ được hướng dẫn đến quầy chụp ảnh và lấy dấu vân tay (đối với hộ chiếu gắn chip).

3. Nộp lệ phí:

   • Sau khi hoàn tất thủ tục, bạn sẽ nhận được biên lai và đến quầy thu ngân để nộp lệ phí trực tiếp.

4. Nhận giấy hẹn:

   • Bạn sẽ nhận được một giấy hẹn trả kết quả. Trên giấy hẹn có ghi rõ ngày dự kiến có hộ chiếu.

5. Nhận kết quả:

   • Đến ngày hẹn, bạn mang theo CCCD và giấy hẹn đến để nhận hộ chiếu. Bạn cũng có thể đăng ký dịch vụ chuyển phát qua bưu điện ngay tại nơi làm thủ tục để không phải đi lại lần hai.

Chuẩn bị hồ sơ làm hộ chiếu: Cần những gì để không bị trả về?

Dù làm online hay trực tiếp, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là yếu tố quyết định. Dưới đây là danh sách chi tiết:

• Đối với người từ 14 tuổi trở lên:

  • Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (nếu làm online, bạn điền trực tiếp trên web; nếu làm trực tiếp, có thể điền tại chỗ).
  • 01 ảnh chân dung 4x6cm (nếu làm online).
  • Bản gốc Căn cước công dân còn giá trị sử dụng.
  • Hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất đối với người đã được cấp hộ chiếu; trường hợp bị mất hộ chiếu, phải có đơn báo mất.

• Đối với trẻ em dưới 14 tuổi:

  • Tờ khai do cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp khai và ký tên.
  • 01 ảnh 4x6cm.
  • Bản sao Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh.
  • Hồ sơ của người đại diện (CCCD của cha/mẹ).

Quy định ảnh thẻ hộ chiếu chuẩn 2025 – Lỗi sai kinh điển cần tránh

Đây là khâu dễ sai sót nhất khiến hồ sơ của bạn bị từ chối. Dù bạn tự chụp để nộp online hay chụp tại tiệm, hãy đảm bảo ảnh tuân thủ nghiêm ngặt các quy định sau:

• Kích thước: 4cm x 6cm.
• Phông nền: Bắt buộc là nền trắng, không có hoa văn hay vật thể lạ.
• Chất lượng: Ảnh sắc nét, không bị mờ, nhòe, không có vết xước hay nếp gấp.
• Thời gian chụp: Ảnh phải được chụp trong vòng 06 tháng gần nhất.
• Trang phục: Mặc thường phục, lịch sự, cổ áo không che cằm. Tránh mặc áo trắng để không bị lẫn với nền. Không mặc áo ngành (quân đội, công an…).
• Đầu tóc: Tóc tai gọn gàng, để lộ hai tai và trán. Không để tóc mái che lông mày hoặc mắt.
• Khuôn mặt:
  • Nhìn thẳng, không nghiêng đầu, không cười. Biểu cảm phải nghiêm túc, tự nhiên.
  • Mắt mở, nhìn thẳng vào ống kính.
  • Không đeo kính, kể cả kính cận. Trường hợp ngoại lệ cần có chỉ định của bác sĩ nhưng kính không được có gọng quá dày và không được lóa. Tốt nhất là tháo kính ra.
  • Không đội mũ, không đeo khăn trùm đầu (trừ trường hợp là người dân tộc thiểu số hoặc theo tôn giáo, nhưng vẫn phải để lộ rõ khuôn mặt).

So sánh ảnh hộ chiếu đúng và sai quy định để hiểu rõ cách làm hộ chiếu đi nước ngoài thành công

Lệ phí làm hộ chiếu và thời gian chờ đợi cập nhật 2025

Lệ phí và thời gian xử lý là hai thông tin bạn cần nắm rõ để chủ động cho kế hoạch của mình.

Bảng lệ phí tham khảo (Theo Thông tư 25/2021/TT-BTC):

Loại thủ tục	Lệ phí (VNĐ)
Cấp mới hộ chiếu	200.000
Cấp lại do bị hỏng hoặc hết hạn	200.000
Cấp lại hộ chiếu do bị mất	400.000

Lưu ý: Nếu bạn nộp hồ sơ online, lệ phí có thể được giảm theo các chính sách khuyến khích của nhà nước tại từng thời điểm. Chi phí trên chưa bao gồm phí chuyển phát nếu bạn đăng ký nhận tại nhà.

Thời gian xử lý hồ sơ:

• Nếu nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý XNC tỉnh, thành phố: Không quá 08 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Nếu nộp hồ sơ tại Cục Quản lý XNC: Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trên thực tế, thời gian có thể nhanh hơn, đặc biệt với hình thức online. Tuy nhiên, bạn nên trừ hao thời gian, nộp hồ sơ trước chuyến đi dự kiến ít nhất 3-4 tuần để đảm bảo an toàn.

Lời khuyên từ chuyên viên: Mẹo xử lý nhanh và tránh sai sót

Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn hồ sơ, chúng tôi có một vài lời khuyên “vàng” giúp bạn:

1. Ưu tiên tuyệt đối cho hình thức online: Trừ khi bất khả kháng, hãy luôn chọn làm hộ chiếu qua Cổng Dịch vụ công. Nó không chỉ nhanh, tiện mà còn giảm thiểu sai sót do con người và bạn có thể chủ động kiểm tra thông tin nhiều lần.
2. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi “Submit”: Một lỗi chính tả nhỏ ở tên hoặc ngày sinh cũng có thể khiến bạn phải làm lại từ đầu. Hãy đọc lại tờ khai ít nhất 2 lần trước khi nộp.
3. Đầu tư vào một tấm ảnh thẻ chuẩn: Đừng tiếc vài chục ngàn để ra tiệm ảnh chuyên nghiệp. Hãy nói rõ với thợ ảnh là “chụp ảnh làm hộ chiếu mẫu mới” để họ tuân thủ đúng quy định. Đây là cách tốt nhất để tránh hồ sơ bị trả về vì lý do ảnh không hợp lệ.
4. Lưu lại tất cả biên nhận: Giữ cẩn thận giấy hẹn, biên lai nộp tiền hoặc mã hồ sơ online. Đây là bằng chứng để bạn khiếu nại hoặc theo dõi tiến trình khi cần.

Câu hỏi thường gặp (FAQs) về cách làm hộ chiếu đi nước ngoài

1. Làm hộ chiếu online có cần đến cơ quan công an để chụp ảnh, lấy vân tay không?

Không. Nếu bạn đã có CCCD gắn chip, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin sinh trắc học (ảnh, vân tay) từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Bạn chỉ cần tải ảnh chân dung 4×6 nền trắng lên là đủ.

2. Tôi bị mất hộ chiếu cũ còn hạn, thủ tục làm lại như thế nào?

Bạn cần làm đơn báo mất hộ chiếu (theo mẫu X08). Sau đó, trong vòng 48 giờ, bạn phải nộp đơn báo mất này cho cơ quan QLXNC nơi gần nhất để họ hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu cũ. Thủ tục cấp lại sẽ tiến hành như bình thường nhưng lệ phí sẽ cao hơn (400.000 VNĐ).

3. Hộ chiếu có gắn chip và không gắn chip khác nhau thế nào, tôi nên chọn loại nào?

Hộ chiếu gắn chip có độ bảo mật cao hơn, lưu trữ được nhiều thông tin hơn và giúp bạn làm thủ tục xuất nhập cảnh ở các nước tiên tiến nhanh hơn qua cổng tự động (autogate). Chắc chắn bạn nên chọn loại có gắn chip.

4. Tôi có thể nhận hộ chiếu qua bưu điện không?

Có. Cả khi làm online và trực tiếp, bạn đều có thể đăng ký dịch vụ nhận kết quả qua bưu chính công ích (EMS). Hộ chiếu sẽ được giao tận tay đến địa chỉ bạn yêu cầu, rất tiện lợi và an toàn.

5. Trẻ em dưới 14 tuổi có làm hộ chiếu online được không?

Hiện tại, việc làm hộ chiếu online cho trẻ em dưới 14 tuổi hoặc người mất năng lực hành vi dân sự vẫn chưa được triển khai rộng rãi. Trong trường hợp này, cha/mẹ hoặc người giám hộ cần đưa trẻ đến làm thủ tục trực tiếp tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

Kết bài

Hy vọng rằng với những hướng dẫn cực kỳ chi tiết trên, cách Làm Hộ Chiếu đi nước ngoài đã không còn là một thử thách phức tạp với bạn. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tránh được những sai sót không đáng có. Hãy bắt đầu chuẩn bị hồ sơ ngay hôm nay để sẵn sàng cho những hành trình khám phá thế giới phía trước.

Chúc bạn sớm có trên tay cuốn hộ chiếu mới và có những chuyến đi thật tuyệt vời! Đừng quên kiểm tra lại mọi thông tin mới nhất trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để đảm bảo các quy định không có sự thay đổi.