Chuyến du lịch nước ngoài đã lên kế hoạch từ lâu, vé máy bay đã đặt, khách sạn đã sẵn sàng… nhưng đột nhiên bạn phát hiện ra cuốn hộ chiếu thân yêu đã hết hạn? Chắc hẳn cảm giác “tá hỏa” và lo lắng là điều không thể tránh khỏi. Việc phải xin nghỉ làm, đi lại vất vả và chờ đợi ở cơ quan hành chính để làm thủ tục từng là nỗi ám ảnh của nhiều người.
Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, quy trình này đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, cung cấp Hướng Dẫn Xin Cấp Lại Hộ Chiếu Hết Hạn Online 2025 một cách chi tiết, dễ hiểu và đầy đủ nhất. Mục tiêu của chúng tôi là giúp bạn tự tin hoàn thành mọi thủ tục ngay tại nhà, tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ được duyệt thành công ngay từ lần đầu tiên.
Điều kiện để được cấp lại hộ chiếu hết hạn online là gì?
Trước khi bắt đầu, điều quan trọng nhất là bạn cần kiểm tra xem mình có đủ điều kiện để thực hiện thủ tục trực tuyến hay không. Theo quy định hiện hành của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, để xin cấp lại hộ chiếu online, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là công dân Việt Nam, đang ở trong nước.
- Có Căn cước công dân (CCCD) loại gắn chíp còn hiệu lực. Đây là yêu cầu bắt buộc vì thông tin của bạn sẽ được hệ thống xác thực qua con chíp này.
- Có khả năng thanh toán lệ phí trực tuyến qua hệ thống thanh toán của Cổng Dịch vụ công Quốc gia (hỗ trợ Internet Banking, ví điện tử…).
- Hộ chiếu cũ của bạn đã hết hạn.
- Bạn không thuộc các trường hợp bị tạm hoãn xuất cảnh.
Lưu ý quan trọng: Thủ tục cấp lại hộ chiếu online chỉ áp dụng cho các trường hợp không có sự thay đổi về thông tin nhân thân (họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính) so với thông tin trên hộ chiếu được cấp lần gần nhất. Nếu có sự thay đổi, bạn bắt buộc phải đến làm thủ tục trực tiếp tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.
Hướng dẫn xin cấp lại hộ chiếu hết hạn online 2025 chi tiết từng bước
Khi đã chắc chắn mình đủ điều kiện, hãy cùng bắt tay vào thực hiện theo quy trình 5 bước đơn giản dưới đây. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng máy tính để có giao diện đầy đủ và thao tác dễ dàng hơn.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điện tử
Đây là bước nền tảng quyết định hồ sơ của bạn có hợp lệ hay không. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng các file sau và lưu vào máy tính:
- Ảnh chân dung 4×6 cm file mềm (file .jpg): Đây là yếu tố quan trọng nhất. Ảnh phải đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết các lỗi thường gặp ở phần sau.
- Ảnh chụp mặt thông tin của hộ chiếu cũ: Chụp rõ nét trang 2 và 3 của hộ chiếu cũ (trang có ảnh và thông tin cá nhân).
- Căn cước công dân gắn chíp: Chuẩn bị sẵn thẻ CCCD vật lý để xác thực khi đăng nhập.
Bước 2: Truy cập và đăng nhập Cổng Dịch vụ công
- Truy cập vào Cổng Dịch vụ công của Bộ Công an tại địa chỉ: https://dichvucong.bocongan.gov.vn/.
- Tại góc trên bên phải màn hình, chọn “Đăng nhập”.
- Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang đăng nhập của Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Chọn tab “Tài khoản cấp bởi Cổng DVC quốc gia”.
- Chọn phương thức “Xác thực bằng USB ký số” hoặc “Tài khoản định danh điện tử cấp bởi Bộ Công an” (thường dùng nhất). Đăng nhập bằng tài khoản VNeID của bạn.
Bước 3: Nộp hồ sơ trực tuyến
Sau khi đăng nhập thành công, bạn hãy làm theo các thao tác sau:
- Tại ô tìm kiếm ở trang chủ, gõ từ khóa “Cấp hộ chiếu”.
- Chọn thủ tục “Cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước (thực hiện tại cấp tỉnh)”. Nhấn “Nộp hồ sơ”.
- Tải ảnh chân dung: Tại mục “Ảnh chân dung”, nhấn vào nút “Tải ảnh” và chọn file ảnh 4×6 bạn đã chuẩn bị. Hệ thống có công cụ giúp bạn cắt cúp ảnh đúng tỷ lệ. Hãy đảm bảo ảnh sau khi tải lên rõ nét, không bị vỡ.
- Điền tờ khai: Hệ thống sẽ tự động điền các thông tin cá nhân của bạn từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (Họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD…). Bạn cần kiểm tra lại thật kỹ và điền bổ sung các mục còn trống như: nơi sinh, email, số điện thoại…
- Nội dung đề nghị: Tại mục 2, chọn nội dung “Đề nghị cấp lại hộ chiếu do hộ chiếu cũ hết hạn”.
- Tải lên ảnh hộ chiếu cũ: Tại mục “Thành phần hồ sơ”, bạn tải lên ảnh chụp mặt thông tin của hộ chiếu cũ đã chuẩn bị ở Bước 1.
- Lựa chọn nơi nhận hộ chiếu: Đây là mục quan trọng. Bạn có 2 lựa chọn:
- Nhận trực tiếp: Bạn sẽ đến Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh/thành phố nơi bạn đăng ký thường trú hoặc tạm trú để nhận.
- Nhận qua bưu chính: Đây là lựa chọn tiện lợi nhất. Bạn chỉ cần điền chính xác địa chỉ nhà hoặc cơ quan, nhân viên bưu điện sẽ giao hộ chiếu tận tay. (Khuyến khích chọn hình thức này).
- Sau khi hoàn tất, hãy rà soát lại toàn bộ thông tin một lần cuối cùng. Sau đó, tick vào ô “Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên” và nhấn “Nộp hồ sơ”.
Hướng dẫn chi tiết các bước nộp hồ sơ xin cấp lại hộ chiếu hết hạn online 2025 trên Cổng Dịch vụ công.
Bước 4: Thanh toán lệ phí trực tuyến
Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống sẽ gửi cho bạn một mã hồ sơ. Cán bộ xử lý sẽ kiểm tra hồ sơ của bạn. Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được yêu cầu thanh toán lệ phí qua email hoặc tin nhắn SMS.
- Đăng nhập lại Cổng Dịch vụ công Bộ Công an.
- Vào mục “Thanh toán trực tuyến” và tìm hồ sơ của bạn theo mã đã được cấp.
- Làm theo hướng dẫn để thanh toán lệ phí qua các kênh được hỗ trợ như Internet Banking, tài khoản ngân hàng, ví điện tử (Momo, ZaloPay…).
Bước 5: Theo dõi và nhận kết quả
Sau khi thanh toán thành công, việc của bạn chỉ là chờ đợi. Bạn có thể dùng mã hồ sơ để tra cứu tiến độ xử lý ngay trên Cổng Dịch vụ công.
- Thời gian xử lý: Theo quy định, thời gian cấp lại hộ chiếu là không quá 8 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
- Nhận hộ chiếu:
- Nếu đăng ký nhận qua bưu chính, nhân viên bưu điện sẽ liên hệ và giao hộ chiếu cho bạn.
- Nếu nhận trực tiếp, bạn mang theo CCCD đến nơi đã đăng ký để nhận kết quả.
Bí quyết và những lỗi thường gặp khi xin cấp lại hộ chiếu online
Để quá trình diễn ra suôn sẻ, việc nắm rõ các lỗi thường gặp và mẹo xử lý là vô cùng cần thiết. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, hồ sơ bị trả lại chủ yếu do các vấn đề sau:
Lỗi về ảnh chân dung – Vấn đề “muôn thuở”
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối. Hãy đảm bảo ảnh của bạn tuân thủ tuyệt đối các quy định sau:
- Phông nền: Phải là nền trắng, không có hoa văn, họa tiết.
- Trang phục: Mặc thường phục, áo có cổ, lịch sự. Tránh mặc áo không cổ, áo hai dây, áo màu trắng trùng với màu nền.
- Đầu tóc: Tóc tai gọn gàng, không che lông mày, không che tai.
- Biểu cảm: Nhìn thẳng, không cười, mắt mở, không đeo kính (trừ trường hợp bị cận không thể tháo kính nhưng phải đảm bảo không bị lóa và thấy rõ tròng mắt).
- Chất lượng ảnh: Ảnh phải rõ nét, không bị mờ, vỡ, ánh sáng đều, không có bóng trên mặt hoặc trên nền.
So sánh ảnh hộ chiếu đúng chuẩn và các lỗi sai thường gặp khi xin cấp lại hộ chiếu hết hạn online.
Sai sót thông tin trên tờ khai
Dù hệ thống đã tự động điền, bạn vẫn phải kiểm tra kỹ từng mục. Một sai sót nhỏ như sai địa chỉ email hoặc số điện thoại có thể khiến bạn không nhận được thông báo quan trọng từ cơ quan chức năng.
Vấn đề thanh toán lệ phí
Đôi khi hệ thống thanh toán có thể bị lỗi. Nếu bạn đã bị trừ tiền trong tài khoản nhưng hệ thống vẫn báo chưa thanh toán, hãy bình tĩnh. Chụp lại màn hình giao dịch thành công và liên hệ với hotline hỗ trợ kỹ thuật của Cổng Dịch vụ công để được giải quyết.
Mẹo từ chuyên viên: Làm sao để hồ sơ được duyệt nhanh?
“Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn hồ sơ, tôi nhận thấy các hồ sơ được chuẩn bị chỉn chu thường được xử lý rất nhanh. Một mẹo nhỏ là bạn nên nộp hồ sơ vào giờ hành chính, đặc biệt là buổi sáng. Khi đó, cán bộ xử lý sẽ tiếp nhận và phản hồi nhanh hơn. Quan trọng nhất vẫn là ảnh chân dung, hãy đầu tư chụp một tấm ảnh thật chuẩn tại các tiệm ảnh chuyên nghiệp và yêu cầu họ gửi file cho bạn, thay vì tự chụp bằng điện thoại.” – Chia sẻ từ một nhân viên hỗ trợ tại Trung tâm Dịch vụ công.
Bảng lệ phí cấp lại hộ chiếu năm 2025 (Dự kiến)
Lệ phí cấp hộ chiếu được quy định bởi Bộ Tài chính. Dưới đây là bảng lệ phí tham khảo dựa trên quy định hiện hành, có thể thay đổi theo các thông tư mới.
| Loại thủ tục | Mức lệ phí (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|
| Cấp lại hộ chiếu do hết hạn | 200.000 | Áp dụng cho cả hình thức online và trực tiếp. |
| Phí dịch vụ bưu chính | Theo biểu giá | Khoảng 25.000 – 40.000 VNĐ tùy khu vực, thanh toán khi nhận hộ chiếu. |
Nguồn tham khảo: Thông tư số 25/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, cư trú tại Việt Nam.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Xin cấp lại hộ chiếu online mất bao lâu thì có?
Theo quy định, thời gian xử lý không quá 8 ngày làm việc kể từ khi bạn nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ và hoàn tất thanh toán. Thời gian nhận qua bưu điện có thể mất thêm 1-2 ngày.
2. Tôi có cần nộp lại hộ chiếu cũ khi làm thủ tục không?
Không. Khi bạn nhận hộ chiếu mới, hộ chiếu cũ sẽ tự động bị hủy hiệu lực trên hệ thống. Tuy nhiên, bạn nên giữ lại hộ chiếu cũ vì có thể cần đến visa của các nước đã từng cấp. Khi nhận hộ chiếu mới, nhân viên cấp phát sẽ bấm lỗ hoặc cắt góc hộ chiếu cũ để hủy giá trị sử dụng.
3. Tôi chưa có Căn cước công dân gắn chíp thì có làm online được không?
Không. CCCD gắn chíp là điều kiện bắt buộc để hệ thống xác thực và đồng bộ dữ liệu công dân, do đó bạn không thể thực hiện thủ tục online nếu chỉ có CMND 9 số hoặc CCCD mã vạch.
4. Tôi đang ở nước ngoài thì có xin cấp lại hộ chiếu hết hạn online được không?
Không. Thủ tục hướng dẫn trong bài viết này chỉ áp dụng cho công dân đang ở trong nước. Nếu đang ở nước ngoài, bạn cần liên hệ với Cơ quan đại diện Việt Nam (Đại sứ quán, Lãnh sự quán) tại nước sở tại để được hướng dẫn.
5. Tôi có thể nhờ người khác nộp hồ sơ online giúp không?
Không. Quy trình yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử cá nhân (VNeID) của chính bạn để xác thực thông tin. Vì vậy, bạn phải là người trực tiếp thực hiện.
Hy vọng với hướng dẫn xin cấp lại hộ chiếu hết hạn online 2025 chi tiết này, bạn đã có thể tự tin thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu chính là chìa khóa để tiết kiệm thời gian và tránh những phiền phức không đáng có, giúp bạn sớm có trong tay cuốn hộ chiếu mới để sẵn sàng cho những hành trình sắp tới.